Datenmodell
Die Datenbank orientiert sich an dem in der pharmazeutischen Industrie gebräuchlichen Rollenmodell, d.h. an einer aufgabenorientierten Strukturierung der Arbeitsabläufe.
Dieses Modell ist ohne weiteres übertragbar auf Unternehmen beliebiger Branchen, in denen ggfs. auf der Grundlage von Zertifizierungsrichtlinien im Zuge der Qualitätsentwicklung der Schulungsbedarf der Mitarbeiter ermittelt und verwaltet werden soll.
Die Datenbank erlaubt es beispielsweise, einer Rolle wie z.B. „Key-User Workflow“ für die Applikation/Aufgabe „Reklamationserfassung“, einerseits beliebig viele SOPs (Arbeitsanweisungen) zuzuordnen, die für die Wahrnehmung der Rolle geschult werden müssen, andererseits beliebig viele Personen zuzuordnen, die diese Rolle wahrnehmen.
Da die SOPs und Personen in beliebigen Kombinationen mit Rollen kombiniert werden können, entstehen datenbanktechnisch m:n Beziehungen. Durch diese Art der Beziehungen wird die komplizierte Unternehmensrealität perfekt abgebildet.
In welchen SOPs eine Person geschult werden muss, entsteht somit auf komplexe Art und Weise über die Zuordnung der Person zu einer oder mehreren Rollen, denen wiederum eine oder meist mehrere SOPs zugeordnet wurden.
Dabei wird ferner berücksichtigt, dass jeweils aktuelle Versionen der SOPs (gültige und noch nicht gültige) zu schulen sind und die Schulungen in vordefinierten Intervallen zu wiederholen sind.
Diese Situation gibt in vereinfachter Darstellung die folgende Grafik wieder:
Eine Person, welche die Rollen A, B, C und D ausübt, muss in allen SOPs, die für Rolle A, B, C und D gelten geschult sein.
Die SOPs, die der Schnittmenge von Rollen angehören müssen jedoch nur einmal geschult werden.
Weitere Randbedingung: Nur gültige und noch nicht gültige Versionen sind zu schulen.
Schulungen müssen in festgelegten Intervallen wiederholt werden.
